Quản lý xuất hóa đơn cho khách

1Quy trình xuất hóa đơn

Đại lý tự xuất hóa đơn cho khách của mình. Trang này gom mọi đơn khách có yêu cầu hóa đơn để kế toán không bỏ sót. Mở từ menu tài khoản › Tài chính › Quản lý xuất hóa đơn.

1. Khách yêu cầu khi đặtBật Thông tin xuất hóa đơn cho khách ở mục Hóa đơn khi tạo booking (xem Bài 5).
2. Xuất trên phần mềm HĐĐTKế toán sao chép thông tin, lập hóa đơn ở phần mềm hóa đơn điện tử của đại lý.
3. Xác nhận đã xuấtQuay lại trang này bấm Xác nhận đã xuất hóa đơn.

2Lọc yêu cầu

Tab trạng thái lọc ngay; các ô khác chọn xong bấm Lọc (hoặc Enter ở ô tìm).

1 2 3 4 5 6 7

1. 1
   Tab trạng tháiChưa xuất (cam, còn hạn), Quá hạn (đỏ), Đã xuất (xanh lá), kèm số yêu cầu. Phím ← → để chuyển.
2. 2
   Tìm kiếmMã đơn, mã đặt chỗ, tên công ty, mã số thuế, email, chi nhánh.
3. 3
   Ngày đặt7 / 30 / 90 ngày, Tất cả, hoặc Chọn ngày… trên lịch.
4. 4
   Chi nhánhCác chi nhánh, hoặc "Không thuộc chi nhánh".
5. 5
   LọcÁp dụng các ô đã chọn; có thay đổi chưa áp dụng thì nút có chấm cam.
6. 6
   Tải về ExcelTải danh sách đang lọc.
7. 7
   Cảnh báo quá hạnSố yêu cầu đã qua ngày trả phòng mà chưa xuất và tổng tiền. Bấm Xem các yêu cầu quá hạn để lọc ngay.

3Đọc bảng yêu cầu

Mặc định xếp theo hạn xuất gần nhất trước, yêu cầu đã xuất xuống cuối. Bấm tiêu đề Đơn hàng hoặc Số tiền để sắp xếp khác.

1 2 3 4 5 6 7 8

1. 1
   Đơn hàngMã đơn (bấm để mở chi tiết) và giờ đặt.
2. 2
   Thông tin xuất hóa đơnTên công ty và mã số thuế khách đã khai khi đặt.
3. 3
   Lưu trúNgày nhận – trả phòng, số đêm, số phòng.
4. 4
   Chi nhánhChi nhánh đặt đơn, không có thì "—".
5. 5
   Số tiềnSố tiền khách thanh toán, cũng là số tiền ghi trên hóa đơn. Xem mục 5.
6. 6
   Hạn xuấtNgày trả phòng; dòng dưới "Còn n ngày" (vàng khi ≤ 3 ngày) hoặc "Quá hạn n ngày" (đỏ).
7. 7
   Trạng tháiChưa xuất, Quá hạn hoặc Đã xuất (kèm ngày xác nhận).
8. 8
   Sao chép và Xuất HĐBiểu tượng sao chép chép sẵn thông tin để dán vào phần mềm hóa đơn; Xuất HĐ mở trang chi tiết để xác nhận.

Tên đơn vị: Công ty TNHH Vận tải Trịnh Khoa
Mã số thuế: 5701334129
Địa chỉ: Tổ 4, Khu 6, Phường Bãi Cháy, Hạ Long, Quảng Ninh
Email nhận hóa đơn: [email protected]
Nội dung: Dịch vụ lưu trú tại Mường Thanh Luxury Hạ Long Centre (Deluxe Double), 09/10/2026 – 10/10/2026, 1 đêm × 1 phòng
Số tiền (đã gồm thuế & phí): 1.890.000 ₫
Mã đơn hàng: 788512300

4Xác nhận đã xuất

Bấm Xuất HĐ hoặc mã đơn để mở trang chi tiết. Trang giữ đủ thông tin đặt chỗ (khách sạn, phòng, khách, chính sách hủy) để đối chiếu khi xuất.

1 2 3 4

1. 1
   Mã đơn và trạng thái hóa đơnChưa xuất HĐ, Quá hạn hoặc Đã xuất HĐ.
2. 2
   Dòng thông tinThời điểm đặt, người đặt và trạng thái đơn đặt chỗ.
3. 3
   InIn xác nhận đặt phòng (đơn Thành công) và In hóa đơn.
4. 4
   Băng hạn xuấtVàng khi còn hạn, đỏ khi quá hạn, xanh khi đã xuất; bên phải là Tổng khách thanh toán.

1. Xuất hóa đơn cho khách trên phần mềm hóa đơn điện tử của đại lý (dùng nút sao chép ở danh sách để lấy thông tin).
2. Ở khung Xác nhận xuất hóa đơn bên phải trang chi tiết, bấm Xác nhận đã xuất hóa đơn.
3. Khung chuyển sang Đã xuất HĐ, ghi người xác nhận và thời gian; yêu cầu chuyển sang tab Đã xuất ở danh sách.

5Số tiền xuất hóa đơn

• Chi tiết giá là số tiền đại lý đã trả 1Hotels cho đơn (tiền phòng, thuế & phí).
• Giá cho khách là Tổng khách thanh toán, theo giá bạn nhập ở mục Giá cho khách hàng khi đặt. Hóa đơn xuất cho khách theo số này.
• Đơn đã hủy mà không được hoàn tiền vẫn cần xuất hóa đơn cho số tiền khách đã trả.

6Trên điện thoại

• Mỗi yêu cầu là một thẻ: mã đơn, trạng thái, công ty và mã số thuế, hạn xuất, số tiền.
• Cuối thẻ có nút sao chép và Xuất HĐ.